آؤٹ لک 2007 ، 2010 ، 2013 ، 2016 - ایپلکس ڈاٹ کام میں ای میل کو محفوظ کرنے کا طریقہ

آپ جتنا زیادہ اپنے مائیکرو سافٹ آؤٹ لک میل باکس کا استعمال کریں گے اتنا ہی آپ کا میل باکس بڑھتا جائے گا۔ اگر آپ اس کے بارے میں سوچتے ہیں تو ، یہ اس سے بالکل یکساں ہے کہ کاغذات آپ کی میز پر ڈھیر ہوجاتے ہیں۔ لیکن جب آپ ڈھیر اتنے بڑے ہو جاتے ہیں تو اس سے نمٹنے کی ضرورت ہوتی ہے تو آپ کیا کر سکتے ہیں؟ ٹھیک ہے ، حقیقی زندگی میں ، آپ ہر دستاویز کو ترتیب دینے اور ان دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے لئے وقت نکال سکتے ہیں جو کم اہم دستاویزات کو خارج کرتے ہوئے اہم ہیں۔ خوش قسمتی سے ، آپ ایک ہی عمل کو آؤٹ لک میں دوبارہ بنا سکتے ہیں۔

بغیر کسی استثنا کے ، آؤٹ لک کا ہر ورژن آرکائیو کی حمایت کرتا ہے۔ اس سے بھی زیادہ ، جب آپ کے آئوٹ لک میں اپنے آئٹمز کو محفوظ کرنے کی بات آتی ہے تو آپ کے پاس متعدد انتخاب ہوتے ہیں۔ پرانے پیغامات ، تقرریوں اور کاموں سے نمٹنے کے لئے آٹوآرچائیو کا استعمال کرنا سب سے آسان طریقہ ہے۔ اس کا دوسرا طریقہ یہ ہے کہ پیغامات کو کسی مخصوص فولڈر میں منتقل کرنے کے لئے دستی آرکائیوگ کا استعمال کریں۔ لیکن تیز ترین طریقہ یہ ہے کہ استعمال کریں محفوظ شدہ دستاویزات میں واقع بٹن فائل مینو.

یاد رکھیں کہ آؤٹ لک محفوظ کرنے کے مقاصد کیلئے ایک ڈیفالٹ فولڈر رکھتا ہے جسے حذف نہیں کیا جاسکتا۔ آپ کے ای میل کو محفوظ کرنے سے آپ کو صاف دکان رکھنے میں مدد ملے گی ، اور آپ کے ان باکس کو بے ترتیبی رکھتے ہوئے پرانی ای میلز کی تلاش میں آسانی ہوگی۔

ذیل میں آپ کے پاس گائڈز کا ایک سلسلہ موجود ہے جو آپ کو ہر ممکن طریقے سے آؤٹ لک میں آرکائیوگ آئٹمز کے ذریعہ چلائے گا۔ چلو شروع کریں!

طریقہ 1: ایک ایکشن کے ذریعہ پیغامات کو دستی طور پر محفوظ کرنا

یہ طریقہ ایک یا زیادہ پیغامات کو محفوظ شدہ دستاویزات کے فولڈر میں منتقل کرنے کا تیز ترین طریقہ ہے۔ یہ محفوظ شدہ فائلیں سرچ باکس کے ذریعے یا دستی طور پر نیویگیشن کے ذریعے قابل رسائی رہیں گی محفوظ شدہ دستاویزات فولڈر محفوظ شدہ دستاویزات کو موبائل آلات پر بھی جا کر دیکھا جاسکتا ہے محفوظ شدہ دستاویزات فولڈر آؤٹ لک 2016 میں دستی طور پر آئٹم آرکائو کرنے کے بارے میں ایک ہدایت نامہ یہ ہے:

آؤٹ لک کو کھولیں اور اپنے میں ایک یا زیادہ پیغامات منتخب کریں ان باکس یا کوئی دوسرا فولڈر۔
پر کلک کریں محفوظ شدہ دستاویزات کے اندر آئکن حذف کریں گروپ محفوظ شدہ دستاویزات آئیکون صرف آؤٹ لک 2016 میں ربن کے اندر ہی دکھائی دیتا ہے۔
نوٹ: آپ کو بھی مار سکتا ہے بیک اسپیس کیجی اسی نتیجہ کو حاصل کرنے کے ل.
آپ کو اپنے پیغامات کو اپنے اندر تلاش کرنے کے قابل ہونا چاہئے آرکائیوز فولڈر
نوٹ: آرکائیو فولڈر خود بخود بن جاتا ہے یہاں تک کہ اگر آپ نے پہلے کبھی اسے استعمال نہیں کیا تھا۔ اگر آپ آرکائو فولڈر نہیں دیکھ سکتے ہیں تو ، پر جائیں فائل> آفس اکاؤنٹ> اپ ڈیٹ کے اختیارات اور پر کلک کریں تازہ ترین کریں. جدید بنایں .

طریقہ 2: آٹوآرچائیو کو نمایاں کریں

آؤٹ لک میں ایک خودکار خصوصیت موجود ہے جو آٹو آرکیو نامی آئٹمز کو آرکائو کرنے کی صلاحیت رکھتی ہے۔ اس خصوصیت کو آئٹموں کو آرکائو کرنے کے لئے باقاعدہ وقفوں سے پروگرام کیا جاسکتا ہے۔ آؤٹ لک کے تمام ورژن کو آرکائیو کرنے کے لئے تعاون حاصل ہے۔ فرق یہ ہے کہ آؤٹ آرکائیو آؤٹ لک 2010 اور بعد میں بطور ڈیفالٹ آف ہے۔

کے بعد آٹو آرکائیو فعال ہے ، صارف اپنے ہر فولڈر کے لئے پراپرٹیز سیٹ کرسکتے ہیں جس کو وہ آرکائو کرنا چاہتے ہیں۔ یاد رکھیں کہ جب آپ کسی ای میل کو محفوظ کرتے ہیں تو ، اسے کسی اور PST فائل میں منتقل کردیا جائے گا اور اب وہ اہم PST فائل میں دستیاب نہیں ہوگا۔ یہاں آٹو آرکائیو کو قابل بنانے اور استعمال کرنے کے بارے میں ایک فوری ہدایت نامہ موجود ہے۔

آٹو آرکائیو کو کیسے فعال اور تشکیل دیں

تبدیل کرنے کے لئے آٹو آرکائیو آن ، پر جائیں فائل> اختیارات . ایک بار جب آپ آؤٹ لک کے اندر ہوجائیں گے ترتیبات ، پر کلک کریں اعلی درجے کی اسے آگے لانے کے لئے ٹیب ، پھر پر کلک کریں آٹو آرکائیو کی ترتیبات .
نوٹ: آؤٹ لک 2007 اور اس سے زیادہ عمر میں ، آپ اسے تلاش کرسکتے ہیں آٹو آرکائیو میں ترتیبات ٹولز> اختیارات> دیگر .
اگر سب کچھ ختم ہوجاتا ہے تو ، آپ کو اگلے خانے میں نشان لگانا ہوگا آٹو آرچائیو چلائیں کے قابل بنانے کے لئے آٹو آرکائیو۔
اب وقت آگیا ہے کہ یہ مرتب کریں کہ آٹو آرکیو کس طرح کا سلوک کرے گا۔ اس کا انتخاب کرکے شروع کریں کہ آپ کتنی بار آٹو آرکائیو چلانا چاہتے ہیں۔ پہلے سے طے شدہ 14 دن ہے ، لیکن اگر آپ اسے صاف رکھنا چاہتے ہیں تو اسے 2 سے 6 کے درمیان کہیں مقرر کریں۔
اگر آپ آٹو آرکائیو شروع ہونے سے پہلے مطلع کرنا چاہتے ہیں تو ، اس کے ساتھ والے باکس پر نشان لگائیں آٹو آرکائیو چلنے سے پہلے اشارہ کریں . اس اختیار کو زندہ رکھنا اچھا خیال ہے کیونکہ آٹو آرکائیوگ میں آپ کے کام میں مداخلت کی صلاحیت ہے۔
غیر ضروری ای میلوں سے اپنے محفوظ شدہ دستاویزات کو بھرنے سے بچنے کے ل leave ، چھوڑنا اچھا خیال ہے ختم شدہ ای میل کو نشان زد کریں . اگر آپ غیر فعال کرتے ہیں پرانی اشیاء کو محفوظ شدہ دستاویزات یا حذف کریں ، صرف میعاد ختم ہونے والے پیغامات ہی مکمل طور پر حذف ہوجائیں گے۔
اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا آرکائو فولڈر آؤٹ لک کے اندر نظر آئے تو آپ کو اہل بنانا ہوگا فولڈر کی فہرست میں محفوظ شدہ دستاویزات فولڈر دکھائیں۔
اب آرکائیو کیلئے فولڈر کی پہلے سے طے شدہ ترتیب ترتیب دیں۔
اگلا ، ٹوگل اگلے کے قابل بنائیں پرانی اشیاء کو اس میں منتقل کریں اور کلک کریں براؤز کریں جہاں آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا سامان محفوظ شدہ دستاویزات کا راستہ طے کریں۔ مارو ٹھیک ہے اپنی ترتیبات کی تصدیق کرنے کیلئے۔

آٹو آرچائیو کو فعال اور تشکیل دینے کے بعد ، یہ مقررہ وقت میں خود بخود اپنا کام کر دے گا۔ آپ اس بات کی تصدیق کر سکتے ہیں کہ یہ کام کر رہا ہے یا نہیں آرکائیوز فولڈر آباد ہے۔

انفرادی فولڈروں کے لئے آٹو آرکائیو خصوصیات کو ترتیب دینا

آٹوآرچائیو خصوصیت کی تشکیل مکمل کرنے کے بعد ، آپ اپنے ہر فولڈر کے ل specific مخصوص خصوصیات کا تعین کرکے کنٹرول کی ایک اضافی پرت شامل کرسکتے ہیں۔ یہ فولڈروں جیسے عام رواج ہے حذف شدہ چیزیں یا فضول کے اپنے مرکزی ای میل فولڈر سے مختلف آٹو آرکائیو خصوصیات کو استعمال کرنے کے ل.۔
نوٹ: اگر آپ کسی فولڈر کے لئے انفرادی آٹو آرکائیو ترتیبات مرتب نہیں کرتے ہیں تو ، وہ خود کار طریقے سے اوپر تشکیل دی گئی عالمی آٹو آرکائیو کی ترتیبات کا استعمال کرے گی۔

یہاں فولڈر میں انفرادی آٹو آرکائیو خصوصیات متعین کرنے کے بارے میں ایک فوری ہدایت نامہ موجود ہے۔

آپ جس فولڈر میں ترجیحی طور پر سلوک کرنا چاہتے ہیں اس پر دائیں کلک کریں اور پر کلک کریں پراپرٹیز
پر کلک کریں آٹو آرکائیو اسے آگے لانے کیلئے ٹیب۔ یہاں آپ کی ترتیبات کا ایک انتخاب ہے جو اس فولڈر میں مکمل طور پر لاگو ہوگا۔
آپ اس فولڈر کے لئے آٹو آرکائیو کو کلک کرکے بند کرسکتے ہیں اس فولڈر میں آئٹمز کو آرکائو نہ کریں .
عالمی آٹو آرکائیو کی ترتیبات کو اوور رائڈ کرنے کے لئے ، پر کلک کریں ان فولڈر کو ان ترتیبات کا استعمال کرکے محفوظ شدہ دستاویزات بنائیں اور ذیل میں اپنی ترمیم کریں۔ کلک کریں درخواست دیں اپنی ترتیبات کی تصدیق کرنے کیلئے۔
نوٹ: یاد رکھیں کہ یہ ترتیبات اس مخصوص فولڈر کے کسی بھی ذیلی فولڈر پر لاگو نہیں ہوں گی۔ آپ کو ہر ایک میں ترمیم کرنے کی ضرورت ہوگی۔

طریقہ 3: کلین اپ ٹولز کا استعمال کرتے ہوئے ای میلز کو دستی طور پر آرکائیو کرنا

اگر آپ آٹومیشن کے بڑے پرستار نہیں ہیں تو ، ایک درمیانی زمین کا حل موجود ہے جو آپ کو زیادہ سے زیادہ قابو میں رکھتے ہوئے بڑی تعداد میں ذخیرہ کرنے کی سہولت دے گا۔ اس طریقہ کار کی مدد سے ، آپ اس کے سب فولڈرز کے ساتھ ساتھ ایک پورے فولڈر کو محفوظ شدہ دستاویزات کرسکتے ہیں۔ اگر آپ آٹو آرکیو کو لات مارنے کے لئے انتظار نہیں کرنا چاہتے ہیں تو ، آپ خود کر سکتے ہیں اور یہ منتخب کرسکتے ہیں کہ آپ انہیں کہاں بچانا چاہتے ہیں۔ یہاں آپ کو کرنے کی ضرورت ہے:

پر کلک کریں فائل ٹیب ، پھر جائیں معلومات اور ڈراپ ڈاؤن مینو کو بڑھاؤ صفائی کے اوزار منتخب کریں محفوظ شدہ دستاویزات ڈراپ ڈاؤن مینو سے
منتخب کریں اس فولڈر اور تمام ذیلی فولڈروں کو محفوظ شدہ دستاویزات بنائیں اور اس فولڈر پر کلک کریں جس کا آپ آرکائو ہونا چاہتے ہیں۔
اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا پورا آؤٹ لک ڈیٹا آرکائو ہوجائے تو ، فہرست کے اوپری حصے پر اپنے ای میل ایڈریس پر کلک کریں۔
اگلے ڈراپ ڈاؤن مینو کا استعمال کریں اس سے بڑی عمر کے ذخیرے کا سامان محفوظ شدہ دستاویزات کے لئے تازہ ترین تاریخ کا انتخاب کرنا۔ اس مینو میں آپ نے جو تاریخ مقرر کی اس سے بڑی عمر کے سبھی دستاویزات کو آرکائو کیا جائے گا۔
آپ آئٹمز کو محفوظ شدہ دستاویزات میں محفوظ کر سکتے ہیں جنہیں پہلے والے باکس کو چیک کرکے آٹو آرکائو کرنے سے خارج کردیا گیا تھا آٹوآرچائیو کے ساتھ اشیاء شامل کریں .
کا استعمال کرتے ہیں براؤز کریں جہاں آپ اپنے PST آرکائیو کو محفوظ کرنا چاہتے ہیں وہاں راستہ متعین کرنے کے لئے بٹن۔ کلک کریں ٹھیک ہے عمل کو شروع کرنے کے لئے.

آپ کو جلد ہی اطلاع ملے گی کہ کچھ ای میلز آپ کے پہلے سے طے شدہ فولڈرز سے محفوظ شدہ دستاویزات فائل میں منتقل ہوجائیں گی۔
نوٹ: محفوظ شدہ دستاویزات کو فولڈر کے طور پر آؤٹ لک میں قابل رسائی بنانا چاہئے۔ اگر کسی وجہ سے یہ نہیں جاتا ہے فائل اور کلک کریں کھولیں اور برآمد کریں . پھر ، پر کلک کریں آؤٹ لک ڈیٹا فائل کھولیں ، اپنے محفوظ شدہ دستاویزات اور ہٹ کے مقام پر جائیں ٹھیک ہے .